Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales a que se refiere esta Política es:

Responsable

Joshua Montclair, persona natural, identificado con cédula de ciudadanía 1108560866 (NIT 1108560866-6), que opera bajo el nombre comercial Trevol

Domicilio

Jamundí, Valle del Cauca, Colombia

Dirección de notificaciones

Carrera 14 # 24-95, Jamundí, Valle del Cauca, Colombia

Correo

contacto@trevol.si

Teléfono / WhatsApp

+57 333 224 4205

Sitio web

trevol.si

En adelante, «Trevol».

2. Los dos papeles de Trevol frente a sus datos

Trevol trata datos personales en dos calidades distintas, según de quién sean y para qué se usen:

• Como Responsable, de los datos de las personas que usan la plataforma o se comunican con Trevol: usuarios de las cuentas de sus clientes, representantes y personas de contacto de las empresas clientes, y quienes escriben a Trevol. Trevol decide sobre su tratamiento según los numerales 3 y 4.
• Como Encargado, de los datos que las empresas clientes (las empresas que emiten sus facturas con Trevol, en adelante «el Cliente») cargan en la plataforma para facturar, como los datos de sus compradores. Trevol los trata por cuenta y según las instrucciones del Cliente, que es el Responsable de esos datos (numeral 5).

Si usted recibió una factura de facturas@trevol.si, el responsable de sus datos es la empresa que le vendió y que emitió la factura. Trevol solo los usa para emitir, transmitir a la DIAN y entregarle esa factura. Para conocer, actualizar o corregir sus datos, diríjase a esa empresa (numeral 5).

3. Datos que tratamos como Responsable

• Datos de cuenta: nombre, apellido, correo electrónico, número de teléfono, empresa a la que pertenece el usuario, su papel en ella y credenciales de acceso a la plataforma.
• Datos de la empresa cliente y de sus representantes: los necesarios para habilitar al Cliente como facturador en Trevol, como el nombre y el documento de identificación del representante legal o del titular, cuando el Cliente es una persona natural. Los datos de las personas jurídicas (por ejemplo, el NIT y la razón social de una sociedad) no son datos personales.
• Certificado de firma digital y credenciales técnicas: si el Cliente carga en Trevol su certificado de firma digital, su contraseña u otras claves necesarias para firmar y transmitir sus documentos a la DIAN, Trevol los trata como información confidencial, con acceso restringido y solo para ejecutar las operaciones que el Cliente pide.
• Datos de contacto y soporte: nombre, correo, teléfono y el contenido de los mensajes que nos envíe por correo, teléfono o WhatsApp.
• Datos de uso y seguridad: registros técnicos de la plataforma (accesos, operaciones ejecutadas, errores, dirección IP y tipo de navegador o dispositivo), necesarios para operar el servicio, darle soporte y protegerlo.

Trevol no solicita datos sensibles (como datos de salud, biométricos, de origen racial u opiniones políticas) ni datos de niños, niñas o adolescentes.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos del numeral 3 se usan para:

• Crear y administrar las cuentas, autenticar a los usuarios y mantener segura su sesión.
• Prestar el servicio contratado por el Cliente: generar sus facturas electrónicas de venta y sus notas crédito y débito, transmitirlas a la DIAN, entregarlas a sus compradores por correo, guardarlas para su consulta y, si el Cliente la usa, operar la integración con ContaPyme.
• Enviar comunicaciones propias del servicio: confirmaciones, avisos sobre el estado de los documentos, avisos de seguridad, cambios en el servicio o en estos documentos y respuestas de soporte.
• Gestionar la relación comercial con el Cliente, incluidos el cobro y la facturación del servicio, y cumplir las obligaciones contables y tributarias de Trevol.
• Responder las solicitudes, consultas y reclamos que nos presenten.
• Mantener la seguridad de la plataforma y detectar y prevenir usos fraudulentos o no autorizados.
• Atender requerimientos de autoridades competentes y cumplir obligaciones legales.

Trevol no envía publicidad ni vende, alquila o cede datos personales. Si en el futuro quisiera enviar comunicaciones comerciales, pedirá antes una autorización separada, que se podrá revocar en cualquier momento.

5. Datos que tratamos por cuenta del Cliente (como Encargado)

Para facturar, el Cliente registra en Trevol, directamente o a través de la integración con ContaPyme, los datos de sus compradores (adquirentes) y de las operaciones que factura. Cuando el comprador es una persona natural, esos datos son personales e incluyen, por ejemplo:

• nombre o razón social, tipo y número de documento de identificación (cédula o NIT);
• dirección, municipio, departamento, teléfono y correo electrónico;
• responsabilidades tributarias, y
• el detalle de la operación facturada: productos o servicios, cantidades, valores, impuestos y forma de pago.

Respecto de estos datos, el Cliente es el Responsable del tratamiento y Trevol es Encargado. Trevol los trata únicamente para generar las facturas y notas del Cliente, transmitirlas a la DIAN, entregarlas al comprador por correo con su PDF y su XML, guardarlas para que el Cliente las consulte y descargue mientras su cuenta esté vigente, y operar la integración con ContaPyme si el Cliente la usa. Para entregar cada factura y poder demostrar su envío, Trevol conserva también registros técnicos del correo enviado (dirección de destino, fecha y resultado de la entrega). Trevol no usa estos datos para fines propios, no envía publicidad a los compradores y no vende ni cede su información.

El Cliente garantiza que cuenta con la autorización de los titulares o con otra base legal para entregar esos datos y para que se traten con esta finalidad, como la obligación tributaria de expedir factura. Las condiciones de este encargo están en el numeral 7 de los Términos y condiciones.

Si usted es comprador de un Cliente

Para conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, o para cualquier pregunta sobre una factura, diríjase a la empresa que se la emitió; puede hacerlo respondiendo el correo con el que recibió la factura. Si nos escribe a nosotros, trasladaremos su solicitud a esa empresa dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y le informaremos que lo hicimos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012). Tenga en cuenta que una factura electrónica validada por la DIAN no se puede modificar ni borrar: sus datos solo se corrigen mediante una nota crédito o débito que emite la empresa vendedora, y la ley obliga a conservarla.

6. Con quién compartimos datos y transferencias internacionales

Los datos pueden ser conocidos o tratados por:

• La DIAN, como destinataria legal de cada factura electrónica y nota, que incluyen los datos del comprador.
• El comprador, que recibe su factura en el correo que el Cliente registró.
• Los proveedores tecnológicos de Trevol, que actúan como encargados (o subencargados, para los datos del numeral 5) y tratan los datos solo según nuestras instrucciones, bajo sus condiciones de servicio y de protección de datos, con medidas de seguridad y confidencialidad:

• ContaPyme: cuando el Cliente instala el conector para Windows, la información viaja entre el equipo del Cliente, donde funciona su software contable, y Trevol, por instrucción del propio Cliente.
• Autoridades competentes, cuando lo exijan la ley, una orden judicial o un requerimiento administrativo.

Transferencias y transmisiones internacionales. Por el uso de estos proveedores, los datos se almacenan y procesan en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, país que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección de datos. Para los datos que Trevol trata como Responsable, el titular acepta esta transmisión al otorgar su autorización; para los que trata como Encargado, el Cliente la autoriza al aceptar los Términos y condiciones.

7. Sitio web, cookies y analítica

El sitio trevol.si no instala cookies propias y no usa herramientas de analítica ni de publicidad. Cloudflare, que entrega el sitio, procesa la dirección IP y los datos técnicos de cada solicitud para entregar las páginas y proteger el sitio contra ataques, y puede usar cookies técnicas de seguridad.

La plataforma app.trevol.si usa cookies y almacenamiento local estrictamente necesarios para iniciar sesión, mantenerla segura y recordar sus preferencias. No se usan para analítica ni para publicidad.

8. Seguridad de la información

Trevol aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo, entre ellas el cifrado de la información en tránsito (HTTPS) y en reposo en la infraestructura de sus proveedores, controles de acceso que separan la información de cada Cliente y acceso restringido a quien opera el servicio. Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que comprometa datos personales, Trevol lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados, conforme a la ley, y, si se trata de datos del numeral 5, también al Cliente responsable.

9. Conservación de los datos

• Datos de cuenta y del servicio: mientras la cuenta del Cliente esté vigente. Cuando termina el servicio, Trevol entrega al Cliente que lo pida una copia de sus documentos y luego suprime la información, salvo la que deba conservar por obligación legal.
• Documentos y datos tratados por cuenta del Cliente (numeral 5): mientras la cuenta del Cliente esté vigente, con la misma regla anterior al terminar. La conservación de las facturas para fines contables y tributarios corresponde al Cliente que las expidió.
• Mensajes de contacto: veinticuatro (24) meses desde el último contacto.
• Registros técnicos de uso y seguridad: por períodos limitados, en general no superiores a un año.
• Información de la relación comercial con el Cliente (facturación y cobro del servicio): por el término que exijan las normas comerciales, contables y tributarias.

Las bases de datos de Trevol estarán vigentes mientras desarrolle su actividad y, respecto de cada titular, durante los plazos anteriores.

10. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite del numeral 11.

11. Cómo presentar consultas y reclamos

Área responsable: Joshua Montclair, responsable del tratamiento, en contacto@trevol.si o por escrito en la Carrera 14 # 24-95, Jamundí, Valle del Cauca, Colombia.

Quién puede presentarlos: el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes; su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.

Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible hacerlo en ese plazo, informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento): deben incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo está incompleto, pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo; si pasan dos (2) meses sin que se complete, se entenderá desistido. Una vez completo, incluiremos la leyenda «reclamo en trámite» en un máximo de dos (2) días hábiles y lo resolveremos en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles más, previo aviso del motivo.

Si el reclamo se refiere a datos que Trevol trata por cuenta de un Cliente (numeral 5), lo trasladaremos a ese Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informaremos de ello al interesado.

Solo después de agotar este trámite se puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio en www.sic.gov.co (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

12. Menores de edad

El servicio está dirigido a empresas y a personas mayores de edad. Trevol no recolecta intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes; si detecta alguno en los datos que trata como Responsable, lo suprimirá.

13. Vigencia y cambios

Esta Política rige desde el 19 de octubre de 2026. Los cambios sustanciales se comunicarán en este sitio y por correo electrónico a los usuarios antes de que se apliquen. Si cambian las finalidades del tratamiento, pediremos una nueva autorización.